Informativa sul Whistleblowing e sul trattamento dei suoi dati personali
In conformità a quanto previsto dal D.Lgs. 10 marzo 2023, n.24 ("D.Lgs. 24/2023"), Fraste Spa ("l'azienda") ha adottato la "Procedura di segnalazione delle condotte illecite - whistleblowing policy" ("Procedura Whistleblowing") e mette il Portale Whistleblowing a disposizione di coloro che intendono effettuare una segnalazione di violazioni della normativa italiana e di quella europea, nei termini ed alle condizioni stabiliti nel D.Lgs. 24/2023 e meglio specificati e consultabili nella Procedura Whistleblowing. Le segnalazioni devono essere fatte a tutela dell'integrità dell'azienda e devono essere circonstanziate, ossia fondate su elementi di fatto precisi e concordanti.
Modalità di trasmissione della segnalazione
L'accesso al Portale per le segnalazioni whistleblowing viene gestito in modalità no-log al fine di impedire l'identificazione del segnalante che intenda rimanere anonimo.
Dopo l'accesso il segnalante sarà guidato nella compilazione di un questionario formato da domande aperte e/o chiuse che permetteranno di fornire gli elementi caratterizzanti la segnalazione (fatti, contesto temporale, dimensioni economiche, etc.).
Nella compilazione compilazione del questionario, il Portale chiederà al segnalante se intende o meno fornire la propria identità. In ogni caso, il segnalante potrà fornire le proprie generalità in un secondo momento sempre attraverso il Portale.
Nel momento dell’invio della segnalazione il Portale rilascerà al segnalante un codice identificativo univoco (ticket). Questo numero, conosciuto solamente dal segnalante, non potrà essere recuperato in alcun modo in caso di smarrimento. Il ticket servirà al segnalante per accedere, tramite il Portale, alla propria segnalazione al fine di: monitorarne lo stato di avanzamento; inserire ulteriori elementi per circostanziare la segnalazione; fornire le proprie generalità; rispondere ad eventuali domande di approfondimento. Il Portale permette, infatti, di instaurare un colloquio virtuale (chat) tra segnalante e ricevente, se si vuole, sempre in forma completamente anonima.
Chi gestisce la segnalazione
ll compito di gestire le segnalazioni è affidato al Gestore delle Segnalazioni, come meglio identificato all’interno della Procedura Whistleblowing.
Tutela e responsabilità del segnalante
Nessuna ritorsione o discriminazione, diretta o indiretta, può derivare in capo a chi abbia in buona fede effettuato una segnalazione nei termini ed alle condizioni previste dalla Procedura Whistleblowing. Inoltre, sono previste sanzioni nei confronti di chi viola le misure di tutela del segnalante, secondo quanto previsto dal D.Lgs. 24/2023 e dalla Procedura Whistleblowing. In caso di utilizzo improprio del canale interno per le segnalazioni whistleblowing, così come in caso di malafede (dolo o colpa) sono previste sanzioni nei confronti del segnalante, nei termini ed alle condizioni di legge, come previsto dal D.Lgs. 24/2023 e dalla Procedura Whistleblowing.
Tutela del segnalato
La segnalazione non è di per sé sufficiente ad avviare alcun procedimento disciplinare verso il segnalato. Qualora, a seguito di concreti riscontri acquisiti a riguardo della segnalazione, si decida di procedere con l’attività istruttoria, si potrà contattare il segnalato al quale verrà garantito il diritto di fornire ogni eventuale necessario chiarimento, nonché il pieno esercizio dei propri diritti, anche di difesa nei confronti di fatti eventualmente attribuitigli tramite le segnalazione.
Raccomandazione
Il Portale Whistleblowing è destinato all’utilizzo da parte di coloro che, in buona fede e secondo principi etici di integrità, segnalano comportamenti potenzialmente non conformi a leggi, regolamenti o a principi e procedure interne all'azienda, nei limiti di quanto previsto nel D.Lgs. 24/2023 e della Procedura Whistleblowing. Tali segnalazioni sono accettate anche in forma anonima. Le segnalazioni devono essere fatte con spirito di responsabilità, avere carattere di interesse per l’integrità dell'azienda, rientrare nelle tipologie di non conformità previste dal D.Lgs. 24/2023 e dalla Procedura Whistleblowing. Si prega di astenersi da segnalazioni che non rientrano nei casi sopra indicati. In caso contrario, infatti, sussiste il rischio di commettere un illecito disciplinare, passibile di sanzione nei termini ed alle condizioni di legge, come stabilito dal D.Lgs. 24/2023.
Prima dell’inoltro di segnalazioni, si invita a leggere con attenzione la “Procedura di segnalazione delle condotte illecite – whistleblowing policy”.
Tutela della privacy
Gli eventuali dati personali e sensibili contenuti nella segnalazione, incluse quelle relative alla identità del segnalante o di altri individui, verranno trattate nel rispetto del D.Lgs. 24/2023, della Procedura Whistleblowing e delle norme per la protezione dei dati personali e della Policy GDPR adottata da Fraste s.p.a.